Position (Senior) Administrative/Finance Assistant – Full-time position
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OPERAS is the Research Infrastructure supporting open scholarly communication in the social sciences and humanities (SSH) in the European Research Area. Its mission is to coordinate and federate resources in Europe to efficiently address the scholarly communication needs of European researchers in the field of SSH.
The European landscape of scholarly communication in the SSH is currently patchy, fragmented and not organized enough to be efficient, particularly to address the challenge of transitioning to Open Science. This is due to several factors, such as the small size of resource providers, the variety of technical skills and resources across the community. The nature of the SSH disciplines also adds specific challenges which are not correctly addressed at scale, such as the diversity of publication languages, the entrenchment in diverse cultural backgrounds and the need for specific forms of scholarly communication (monographs, critical editions, and edited bibliographies, amongst others).
By fulfilling its mission, OPERAS provides the research community with the missing brick it needs to find, access, create, edit, disseminate and easily and efficiently validate SSH outputs across Europe. In one word, OPERAS unlocks scholarly communication resources and enables the whole field to reinvent itself in the new Open Science paradigm.
The OPERAS AISBL was established in 2020 and we are now seeking to recruit an experienced Administrative/Finance Assistant to work in our Brussels office and help support our Executive Management team.
Job Summary
You will provide administrative and financial support to the activities and staff of OPERAS. In particular, you will contribute to the preparation of reports detailing the non-technical activities of the organisation, provide support to the CFAO for the general administration of OPERAS (travel, purchase and invoices) and you will be involved in financial bookkeeping.
You will also provide support to travel logistics of OPERAS staff, and contribute to develop and maintain internal procedures.
You will be working with colleagues based in several countries and reporting to the CFAO based in the Netherlands. You will provide support to the Co-coordinators and the Secretary General for their travel arrangements and expenses.
You can work on your own initiative, juggling tasks and conflicting deadlines. You are flexible and adaptable and will have some freedom to organise your planning, paying attention to deadlines and ready to chase people to ensure deadlines are met.
Key Responsibilities
The (Senior) Administrative/Finance Assistant is responsible for various tasks and will ensure the smooth, effective, and coordinated running of the OPERAS General Office Administration, including:
- Financial bookkeeping for the Organisation.
- Daily management of purchases and invoices, maintenance of shared overviews.
- Contribute to the preparation of administrative and financial reports.
- A senior candidate will contribute to the preparation of the annual balance.
- Office general administration:
- Contribute to the preparation of office policies updates as needed
- Manage office supplies, stock and place orders.
- Organise filing system for company documents (digital and hard copy as needed).
- Distribute and store correspondence (e.g. letters, emails and packages).
- Maintain a company calendar and schedule appointments.
- Comply with legal obligations regarding HQ offices security and safety measures and reception of the public.
- Events logistics and organisation:
- Local and external OPERAS’ meetings and Projects’ meetings.
- Note-taker for OPERAS meetings.
- Administration of Travel arrangements and expense claims for external participants.
- Additional responsibilities
- Support the team with European funded projects administration.
- Provide secretarial support to the Secretariat General and the coordinators (Travel organisation and expenses).
Relationship
You will build relationships with all employees at OPERAS, the OPERAS coordination Team (OCT) and members of OPERAS communities.
You will be in liaison with several administrations in both French and English languages.
Job Requirements & Skills
You have several talents, and among them:
- High school diploma; additional qualifications in Office Administration are an asset
- Familiar with financial administration systems
- Proven work experience as a Financial Assistant/Officer, Administrative Assistant/Officer, Administrator or similar role for a small to medium organisation; a former experience in a non-profit organisation would be ideal.
- Solid knowledge of office procedures
- Experience with office management software like MS Office (MS Excel and MS Word, specifically)
- Strong organization skills with a problem-solving attitude
- Strong oral and written communication
- Excellent organisational and time management skills with good attention to detail
- Natural ability to work effectively in a team
Offer
- The position is offered for an indefinite period of time.
- This is a Full-time position based in Brussels. There may be the opportunity to work from home 1 day per week and on an ad-hoc basis.
- Salary and full package depend upon the experience of the successful candidate.
Equal opportunities
OPERAS AISBL is committed to creating a diverse environment and is proud to be an equal opportunities employer.
All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, colour, religion, gender, gender identity or expression, sexual orientation, national origin, genetics, disability, age or veteran status.
Process and timescale (provisional)
| Closing date for applications | Open process |
| Interviews & Short-listing | Upon reception of applications |
| Final interviews (optional) | – |
| Expected Starting Date | ASAP |
Information to apply
Please send a cover letter and your CV to hr[a]operas-eu.org. An assessment may be part of the selection process. Only direct applications from candidates are taken into account. OPERAS AISBL does not appreciate any acquisition by third parties regarding this position. For additional information about this position, you may contact OPERAS’ Secretary-General at yannick.legre[a]operas-eu.org
Poste Assistant Administratif/Finance (Senior) – Poste à temps plein
OPERAS est l’infrastructure de recherche qui soutient la communication scientifique ouverte dans le domaine des sciences sociales et humaines (SSH) dans l’Espace Européen de la Recherche. Sa mission est de coordonner et de fédérer les ressources en Europe afin de répondre efficacement aux besoins de communication scientifique des chercheurs européens dans le domaine des sciences sociales et humaines.
Le paysage européen de la communication scientifique dans le domaine des sciences sociales et humaines est actuellement disparate, fragmenté et pas assez organisé pour être efficace, en particulier pour relever le défi de la transition vers la science ouverte. Cela est dû à plusieurs facteurs, tels que la petite taille des fournisseurs de ressources, la diversité des compétences techniques et des ressources au sein de la communauté. La nature des sciences sociales et humaines ajoute également des défis spécifiques qui ne sont pas correctement traités à l’échelle, tels que la diversité des langues de publication, l’enracinement dans divers milieux culturels et le besoin de formes spécifiques de communication scientifique (monographies, éditions critiques et bibliographies éditées, entre autres).
En remplissant sa mission, OPERAS fournit à la communauté des chercheurs la brique manquante dont elle a besoin pour trouver, accéder, créer, éditer, diffuser et valider facilement et efficacement les résultats des sciences sociales et humaines à travers l’Europe. En un mot, OPERAS déverrouille les ressources de communication scientifique et permet à l’ensemble du domaine de se réinventer dans le nouveau paradigme de l’Open Science.
L’AISBL OPERAS a été créée en 2020 et nous cherchons maintenant à recruter un.e assistant.e administratif.ve expérimenté.e pour travailler dans notre bureau de Bruxelles et aider à soutenir notre équipe de gestion exécutive.
Résumé du poste
Vous apporterez un soutien administratif et financier aux activités et au personnel d’OPERAS. En particulier, vous contribuerez à la préparation de rapports détaillant les activités non techniques de l’organisation, apporterez votre soutien au Directeur Administratif et Financier pour l’administration générale d’OPERAS (voyages, achats et factures) et serez impliqué dans la comptabilité financière.
Vous apporterez également votre soutien à la logistique des déplacements du personnel d’OPERAS et contribuerez à l’élaboration et à la mise à jour des procédures internes.
Vous travaillerez avec des collègues basés dans plusieurs pays et rendrez compte au Directeur Administratif et Financier basée aux Pays-Bas. Vous apporterez votre soutien aux Co-coordinateurs et au Secrétaire général de l’organisation de leurs voyages et leurs dépenses.
Vous êtes capable de travailler de votre propre initiative, de jongler avec les tâches et les échéances conflictuelles. Vous êtes flexible et adaptable et disposez d’une certaine liberté pour organiser votre planning, en prêtant attention aux délais et en étant prêt à relancer des personnes pour s’assurer que les délais sont respectés.
Responsabilités principales
L’assistant(e) administratif(ve)/financier(ère) (senior) est chargé(e) de diverses tâches et veille au fonctionnement harmonieux, efficace et coordonné de l’administration du bureau général d’OPERAS, y compris
- Comptabilité financière de l’organisation.
- Gestion quotidienne des achats et des factures, maintenance des aperçus partagés.
- Contribution à la préparation des rapports administratifs et financiers.
- Un candidat expérimenté contribuera également à la préparation du bilan annuel.
- Administration Générale de l’Office :
- Contribuer à la préparation des mises à jour des politiques de bureau selon les besoins.
- Gérer les fournitures de bureau, les stocker et passer les commandes.
- Organiser le système de classement des documents de l’entreprise (numériques et papier selon les besoins).
- Distribuer et stocker la correspondance (par exemple, les lettres, les courriels et les colis).
- Tenir à jour le calendrier de l’entreprise et planifier les rendez-vous.
- Respecter les obligations légales concernant les mesures de sécurité et de sûreté des bureaux du siège et l’accueil du public.
- Logistique et organisation d’événements :
- Réunions locales et externes de l’OPERAS et réunions de projets.
- Prise de notes pour les réunions OPERAS.
- Administration des préparatifs de voyage et des notes de frais pour les participants externes.
- Autres responsabilités
- Soutenir l’équipe dans l’administration des projets financés par l’Union européenne.
- Assurer le secrétariat du secrétariat général et des coordinateurs (organisation des voyages et dépenses).
Relations
Vous établirez des relations avec tous les employés d’OPERAS, l’équipe de coordination d’OPERAS (OCT) et les membres de la communauté d’OPERAS.
Vous serez en liaison avec plusieurs administrations, en français et en anglais.
Exigences du poste et compétences
Vous avez plusieurs talents, et parmi eux :
- Diplôme d’études secondaires ; des qualifications supplémentaires en administration de bureau sont un atout.
- Familiarité avec les systèmes d’administration financière
- Expérience professionnelle confirmée en tant qu’assistant.e financier.e, assistant.e administratif.ve, administrateur.rice ou dans un rôle similaire pour une petite ou moyenne organisation ; une expérience antérieure dans une organisation à but non lucratif serait idéale.
- Solide connaissance des procédures administratives
- Expérience des logiciels de bureautique tels que MS Office (MS Excel et MS Word, en particulier).
- Solides compétences en matière d’organisation et aptitude à résoudre les problèmes
- Excellente communication orale et écrite
- Excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps, avec un grand souci du détail
- Capacité naturelle à travailler efficacement en équipe
Offre d’emploi
- Le poste est proposé pour une durée indéterminée.
- Il s’agit d’un poste à temps plein basé à Bruxelles. Il peut être possible de travailler à domicile un jour par semaine et sur une base ad hoc.
- Le salaire exact et l’ensemble des avantages dépendent de l’expérience du/de la candidat.e retenu.e.
Égalité des chances
OPERAS AISBL s’engage à créer un environnement diversifié et est fier d’être un employeur pratiquant l’égalité des chances.
Tou.te.s les candidat.e.s qualifié.es seront pris.es en considération pour un emploi sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d’identité ou d’expression de genre, d’orientation sexuelle, d’origine nationale, de génétique, de handicap, d’âge ou de statut d’ancien combattant.
Procédure et calendrier (provisoire)
| Date limite de dépôt des candidatures | Processus ouvert |
| Entretiens et présélection | A réception des candidatures |
| Entretiens finaux (facultatifs) | – |
| Date de début prévue | Dès que possible |
Informations pour postuler
Veuillez envoyer une lettre de motivation et votre CV à hr[a]operas-eu.org. Une évaluation peut faire partie du processus de sélection. Seules les candidatures directes sont prises en compte.
OPERAS AISBL n’apprécie aucune acquisition par des tiers concernant ce poste. Pour de plus amples informations sur ce poste, vous pouvez contacter le Secrétaire général d’OPERAS à l’adresse suivante : yannick.legre[a]operas-eu.org